W-4, I-9, demande d'emploi, enregistrement d'état, et plus
Votre première responsabilité pour la paperasserie et les règlements pour les nouveaux employés vient immédiatement après l'embauche. Avant que l'employé ne commence à travailler et reçoive son premier chèque de paie , vous devez remplir certains formulaires. Ces formulaires doivent être remplis par tous les employés, conformément aux lois fédérales et étatiques.
Dans la plupart des cas, vous n'avez pas besoin de renvoyer les formulaires à qui que ce soit, mais vous devez les conserver. Lorsque ces formulaires sont remplis, vous devez les conserver dans un endroit spécifique, disponible pour les employés et les autres personnes qui ont besoin de les voir. Le ministère du Travail des États-Unis (sous la division des salaires et des heures) a des exigences spécifiques pour les registres de paie et de personnel qui doivent être conservés sur tous les employés.
Les agences fédérales, d'état et locales peuvent également auditer vos dossiers d'employés pour une variété de raisons, ainsi la tenue de dossiers est importante.
01 - Formulaire W-4 pour la retenue d'impôt fédéral sur le revenu
Tous les nouveaux employés doivent remplir le formulaire W-4 avant de recevoir leur premier chèque de règlement. Ce formulaire comprend des renseignements sur l'état matrimonial, le nombre de personnes à charge et les retenues d'impôt additionnelles désignées. Il est utilisé pour calculer la retenue d'impôt fédéral sur le revenu. Vous n'avez pas besoin de conserver des copies de tous les formulaires W-4, juste les plus récents.
Les employeurs ne devraient pas donner aux employés des conseils sur la façon de remplir ce formulaire, mais vous pouvez les diriger vers un article de l'IRS qui les aide à remplir ce formulaire.
Assurez-vous d'utiliser la version la plus récente du formulaire W-4. La loi de 2017 sur les réductions d'impôts et les emplois a considérablement modifié les tables de retenue et les employés peuvent vouloir modifier leur retenue à la source pour éviter que trop d'impôts soient prélevés sur leurs chèques de paie. Vous devriez utiliser le formulaire W-4 de 2018 pour les nouveaux employés et pour les employés qui veulent apporter des modifications à leur formulaire.
Les employés peuvent changer leur formulaire W-4 aussi souvent qu'ils le souhaitent. Par exemple, un employé peut recevoir une prime et vouloir changer de retenue. Il est de votre responsabilité, en tant qu'employeur, de suivre le dernier changement et de vous assurer que les chèques de paie des employés reflètent les souhaits de l'employé en matière de rétention.
02 - Formulaire I-9 et système E-Verify pour l'admissibilité à l'emploi
En tant qu'employeur, vous devez documenter l'admissibilité des nouveaux employés à travailler aux États-Unis. Le document que vous devez utiliser est F orm I-9 , Vérification de l'admissibilité à l'emploi, qui doit être rempli par chaque nouvel employé. Le nouvel employé doit fournir une documentation sur (a) l'identité et (b) l'admissibilité au travail.
Le processus I-9 comporte deux étapes. Tout d'abord, l'employé remplit le formulaire et indique quels documents d'identité et d'admissibilité au travail seront utilisés. Ensuite, vous, en tant qu'employeur, devez regarder ces documents et vous assurer qu'ils sont adéquats et appropriés.
Vous devez conserver ce formulaire dans le dossier de l'employé, mais vous n'avez pas besoin de l'envoyer à qui que ce soit. Si un agent d'immigration vient dans votre entreprise ou veut inspecter vos documents d'employé, le formulaire est la preuve que vous avez vérifié l'admissibilité au travail de l'employé.
Les employeurs plus importants (comptant de nombreux employés) peuvent s'inscrire au système E-Verify et s'en servir pour vérifier l' admissibilité des nouveaux employés aux États-Unis. Le système utilise l'information du formulaire I-9 pour comparer avec les bases de données fédérales.
03 - Formulaire de demande d'emploi
Chaque nouvel employé doit remplir un formulaire de demande d'emploi, même si cette personne a déjà soumis un curriculum vitae pour l'emploi. Le formulaire de demande d'emploi contient des informations sur le nouvel employé qui peuvent être vérifiées, comme les employeurs précédents et l'éducation. Il comprend également plusieurs déclarations que le demandeur doit signer.
Une déclaration sur le formulaire de demande atteste que l'information sur la demande est vraie et correcte, tandis que d'autres déclarations permettent à l'employeur de procéder à des vérifications des références et des vérifications des antécédents.
Avoir un formulaire de demande pour chaque employé vous protège en tant qu'employeur contre les demandes frauduleuses du demandeur et vous permet de prendre des mesures si le formulaire de demande n'est pas exact.
04 - Retenue d'État et enregistrement
Les employeurs doivent enregistrer les nouveaux employés avec le nouveau système de notification d'embauche de leur état; cet enregistrement permet à l'état de percevoir des paiements de pension alimentaire de ces employés. Une liste des systèmes de notification d'état est incluse dans cet article.
Chaque État qui perçoit des impôts sur le revenu a des exigences pour les employeurs de déclarer et de payer ces taxes. Contactez votre département d'état des recettes (ou équivalent) pour obtenir des informations sur la façon de vous inscrire en tant qu'employeur dans l'état. Cette agence d'État vous fournira également des informations sur les formulaires de retenue et les conditions de déclaration et de paiement des montants retenus.
Pour les États qui ont un impôt sur le revenu, vous devrez déduire ces taxes des chèques de paie des employés et envoyer les taxes retenues à l'agence d'État appropriée.
05 - Une liste de contrôle pour l'embauche de nouveaux employés
Voici une liste de vérification en 12 étapes des nouveaux processus d'embauche, de sorte que vous n'oublierez rien. Cela inclut l'obtention d'un numéro d'identification d'employeur (un numéro d'identification d'employeur fédéral) enregistrant avec l'IRS pour l'impôt déclarant et les paiements, et enregistrant avec l'entité fiscale de votre état (si l'impôt sur le revenu d'état est exigé). D'autres enregistrements et exigences sont également répertoriés.
06 - One More Thing - Le manuel de votre employé
Si votre entreprise compte plusieurs employés, vous devriez avoir un manuel de l'employé ou un manuel de politiques et de procédures. Un manuel peut inclure des descriptions de processus de travail et des avantages en plus des politiques et procédures.) Tous les nouveaux employés devraient recevoir une copie de ce manuel et devraient signer qu'ils l'ont lu et compris.
Le manuel de l'employé devient un document juridiquement contraignant pour vous et vos employés. Le fait que les employés lisent le manuel de l'employé peut aider à prévenir les employés mécontents, les attentes non satisfaites et les poursuites possibles.