Calcul de la retenue d'impôt fédéral sur le revenu, impôt FICA, et plus
Envisagez-vous de faire votre propre traitement de la paie ? Calcul de retenue à la source et de déductions pour les salaires des employés n'est pas difficile si vous suivez les étapes détaillées ici.
Votre objectif dans ce processus est d'obtenir à partir du montant de la rémunération brute (salaire brut est le montant réel que vous devez l'employé) à la solde nette (le montant de la paie de l'employé). Après avoir calculé le salaire brut pour la période de paie, vous devez ensuite déduire ou retenir des montants pour la retenue d'impôt fédéral, l'impôt FICA (Sécurité sociale / Medicare) , l'impôt sur le revenu national et local, et d'autres déductions.
MISE À JOUR: La nouvelle loi fiscale affecte les calculs de retenue
La Loi sur les réductions d'impôts et les emplois, signée par le président Trump le 22 décembre 2017, a changé les taux d'imposition pour de nombreux Américains. Ces changements de taux entraînent des changements aux tables de retenues et peuvent nécessiter de nouveaux formulaires W-4 pour de nombreux employés. L'IRS a publié des tableaux fiscaux mis à jour et encourage les employeurs à mettre en œuvre les changements nécessaires dès que possible, mais au plus tard le 15 février 2018.
Les détails de l'impact de ces modifications sur vos processus de paie sont décrits dans cet article.
Quelle est la différence entre les déductions et la retenue?
La retenue est un terme utilisé pour les impôts fédéraux ou d'État, comme l'impôt sur le revenu et les taxes FICA, qui sont prélevés sur les salaires des employés. Les déductions sont pour d'autres montants qui peuvent être prélevés sur le salaire de l'employé, comme les prestations de retraite, les coûts de soins de santé, ou des fonds spéciaux et des dons.
Utiliser la paie brute pour tous les calculs
Le salaire brut correspond au salaire de l'employé pour la période de paie. Lorsque vous calculez les montants de retenues et de retenues, vous devez utiliser le montant de la paie brute de l'employé pour chaque calcul. Les calculs ne sont pas progressifs, des quantités moindres et moindres étant utilisées pour les calculs. Voir l'exemple de calcul détaillé ci-dessous pour plus d'informations sur comment cela fonctionne.
La seule exception à cette règle est lorsque vous calculez la retenue d'impôt fédéral sur le revenu en utilisant la méthode du pourcentage (expliquée ci-dessous).
01 - Première étape: Obtenir un formulaire W-4 de chaque employé
L'IRS exige que tous les travailleurs aux États-Unis signent le formulaire IRS W-4 à la location. Ce formulaire contient des informations importantes dont vous aurez besoin pour payer l'employé et vous assurer que le revenu et la retenue sont correctement calculés sur la paie de l'employé.
En plus du nom et de l'adresse de l'employé, l'information la plus importante est:
- Le numéro de sécurité sociale de l'employé
- L'état matrimonial de l'employé,
- Le nombre de quotas que l'employé réclame et
- Tout montant supplémentaire que l'employé veut retirer de chaque paie.
L'état matrimonial, les allocations et les montants supplémentaires seront nécessaires pour calculer la retenue à la quatrième étape.
02 - Deuxième étape: Calculer la rémunération brute
Les chèques de paie des employés commencent en tant que salaire brut. Le salaire brut est le montant total de la rémunération. Pour les employés, il s'agit d'un montant annuel divisé par le nombre de périodes de paie. Pour les employés à l'heure, c'est le nombre d'heures travaillées multiplié par le taux (y compris les heures supplémentaires.
Si vous n'êtes pas sûr du type d'employés que vous avez, lisez cet article sur la différence entre les employés salariés et horaires.
Voici des exemples de calcul de la rémunération brute pour les employés salariés et horaires si aucune heure supplémentaire n'est incluse pour cette période de paie:
Un employé salarié reçoit un salaire annuel. Disons que le salaire annuel est de 30 000 $. Ce salaire annuel est divisé par le nombre de périodes de paie dans l'année pour obtenir le salaire brut pour une période de paie. Si vous payez des employés deux fois par mois, il y a 24 périodes de paie dans l'année et la rémunération brute pour une période de paie est de 1250 $ (30 000 $ divisé par 24).
Un employé à l'heure est payé à un taux horaire pour la période de paie. Si le taux horaire d'une employée est de 12 $ et qu'elle a travaillé 38 heures au cours de la période de paie, son salaire brut pour ce salaire est de 456 $ (12 $ x 38).
Mais vous n'avez pas encore fini avec le salaire brut si les heures supplémentaires sont payées. Ensuite, vous devrez calculer les heures supplémentaires pour les travailleurs horaires et certains travailleurs salariés. La rémunération des heures supplémentaires doit être ajoutée à la rémunération régulière pour obtenir un salaire brut.
03 - Troisième étape: Calculer les heures supplémentaires
Tous les employés horaires ont droit à des heures supplémentaires s'ils travaillent plus de 40 heures par semaine. Certains salariés sont exemptés des heures supplémentaires, en fonction de leur niveau de rémunération. Les employés à salaire inférieur doivent recevoir des heures supplémentaires si leur salaire est égal à 455 $ par semaine (23 660 $ par année), même s'ils sont classés comme exonérés.
La loi fédérale sur le travail exige un minimum d'heures supplémentaires d'une fois et demie le taux horaire pour toutes les heures de plus de 40 heures par semaine. Vous pouvez payer plus que ce temps supplémentaire requis, mais pour nos besoins ici, nous utiliserons le montant requis. Certains États ont également des lois sur les heures supplémentaires qui exigent que les heures supplémentaires soient payées à des taux plus élevés. Vérifiez votre département du travail de l'Etat pour plus de détails.
Voici un exemple de calcul du temps supplémentaire:
Sandy travaille 43 heures par semaine. Elle a droit à des heures supplémentaires pendant 3 heures à 1,5 fois son taux horaire. Si son taux horaire est de 12 $, elle reçoit des heures supplémentaires au taux de 18 $ pour 3 heures, soit 54 $ de plus. Cette heure supplémentaire est ajoutée à son salaire horaire régulier de 480 $ (40 heures x 12 $), pour un total de 534 $. C'est son salaire brut pour la période de paie.
Ces articles sur les heures supplémentaires pourraient vous aider à régler le problème du paiement des heures supplémentaires:
Employés horaires et heures supplémentaires
Employés exemptés ou non exonérés: règles sur les heures supplémentaires
04 - Quatrième étape: Calculer la retenue d'impôt de l'impôt sur le revenu fédéral (TRG)
Pour calculer la retenue d'impôt fédéral sur le revenu, vous aurez besoin de:
- Le salaire brut de l'employé pour la période de paie
- Le formulaire W-4 de l'employé, et
- Une copie des tables d'impôt de l'IRS dans la publication 15: Guide des impôts de l'employeur ). Assurez-vous d'avoir la table pour l'année correcte. La table a changé le 1er janvier 2018, vous aurez donc besoin de la table 2018.
Allez à la page 15 de la publication qui indique: «Tableaux de méthodes en pourcentage pour la retenue d'impôt sur le revenu»
Recherchez la table qui correspond:
- État civil. Le célibataire (y compris le statut de chef de famille) est sur la gauche et le marié est sur la droite.
- Type de période de paie. Cela va de hebdomadaire à annuel (ce qui signifie que la personne est payée une fois par an). Les deux semaines sont toutes les deux semaines (tous les deux vendredis, par exemple), et deux fois par mois, deux fois par mois (le 1er et le 15, par exemple).
- Ensuite, trouvez le salaire brut de la personne sur cette table.
Disons que vous regardez la période de paie hebdomadaire pour une personne mariée.
Regardez du côté gauche pour trouver le montant du salaire brut hebdomadaire pour cette personne. Disons que c'est 1500 $. Trouvez 1500 $ dans la liste "Plus ... mais pas terminé". 1500 $ est plus de 525 $, mais pas plus de 1626 $.
Vous verrez cette ligne:
Le montant de l'impôt sur le revenu à retenir est:
Sur- mais pas trop de sur-
525 $ 1626 $ 35,90 $ plus 15% - 525 $
Il y a plusieurs étapes à cette prochaine partie.
1. Déposer 35,90 $ de la colonne «Montant de l'impôt à retenir».
2. Ensuite, vous devez trouver l'excédent de la paie de votre employé à partir du nombre dans la colonne "de dépassement". Soustraire 525 $ de 1500 $; cela vous donne 475 $.
3. Multiple 475 $ par les 15% dans la troisième colonne. Cela vous donne 146,25 $.
4. Ajoutez le $ 146.25 au $ 35.90 pour égaler $ 182.15. C'est le montant que vous retenez de la paie de la personne pour l'impôt fédéral sur le revenu.
L'IRS a un calculateur de retenue à la source pour faciliter ce processus si vous avez beaucoup d'employés.
Ensuite, vous devrez calculer les taxes FICA.
05 - Cinquième étape: Calculer la sécurité sociale et les retenues d'assurance-maladie
Vous devez déduire les taxes FICA (sécurité sociale et assurance-maladie) des chèques de paie des employés . Le calcul de ces déductions est assez simple. Le montant de l'impôt FICA est de 15,3% du salaire brut de l'employé.
La moitié du total (7,65%) est retenue sur le salaire de l'employé et la moitié est payée par l'employeur.
Pour l'employé ci-dessus, avec un salaire hebdomadaire de 1500 $, le calcul est de 1500 $ x 7.65% (.0765) pour un total de 114.75 $.
Veillez à ne pas déduire trop d'impôt sur la sécurité sociale des employés à revenu élevé, puisque la sécurité sociale est plafonnée chaque année, avec le montant maximum fixé par l'Administration de la sécurité sociale.
Vous devrez également considérer la déduction d' impôt Medicare supplémentaire due par les employés à revenu élevé, qui commence lorsque l'employé atteint un montant de paiement spécifique pour l'année. La taxe supplémentaire est de 0,9% du salaire brut, et elle commence à 200 000 $, en fonction du statut W-4 de l'employé. Aucune taxe supplémentaire n'est due par l'employeur.
06 - Sixième étape: Prendre les retenues d'impôt sur le revenu de l'État
La plupart des États imposent des impôts sur les salaires et les traitements des employés. Vous devrez faire des recherches pour déterminer les montants de ces déductions et comment les envoyer à l'autorité fiscale appropriée. Vos responsabilités en tant qu'employeur pour déduire, payer et déclarer ces taxes sont discutées dans cet article.
N'oubliez pas d'utiliser à nouveau le salaire brut pour la déduction fiscale de l'État.
07 - Étape sept: Prendre d'autres déductions
Vous n'êtes pas encore fini avec des déductions. Voici d'autres déductions possibles de la rémunération des employés que vous devrez peut-être calculer:
- Déductions pour les contributions des employés à la couverture du régime d'assurance-maladie
- Déductions pour 401 (k) ou autres cotisations au régime de retraite
- Déductions pour contributions aux fonds internes de l'entreprise ou dons de bienfaisance.
Rappelez-vous, toutes les déductions sont basées sur le salaire brut.
08 - Enfin, un exemple de la façon dont le talon de paye de l'employé se penchera
Dans le cas de l'employé ci-dessus, le talon de paye hebdomadaire ressemblerait à ceci:
Retenue de la FIT sur les salaires bruts Retenue de la FICA sur les autres déductions Salaire net
$ 1500.00 $ 182.15 $ 146.25 $ 0 $ 1171.60
09 - Utilisation des tableaux de la méthode du pourcentage pour calculer la retenue d'impôt fédérale sur le revenu
La méthode du pourcentage pour calculer la retenue à la source est une autre méthode de calcul. Ce calcul est basé non pas sur le salaire brut mais sur le salaire net après déduction du total des retenues à la source. Pour 2018, l'IRS a publié des détails sur la notification 1036 expliquant comment fonctionne la méthode du pourcentage.
D'abord, vous déduisez le nombre total de quotas (à la ligne 5 du formulaire) du salaire brut pour la période de paie correcte. Si un employé a deux allocations et qu'il est payé chaque semaine, le total à déduire serait de 159,60 $. Si la rémunération hebdomadaire de l'employé est de 650,00 $, le montant utilisé dans le calcul serait de 650 $ moins 159,60 $ ou 490,40 $. Ensuite, utilisez le tableau de l'avis 1036 pour calculer la retenue de la même manière qu'à la quatrième étape.
10 - Et n'oubliez pas de payer vos impôts sur la masse salariale
Vous devez faire des dépôts auprès de l'IRS des impôts retenus sur les salaires des employés pour l'impôt fédéral sur le revenu et les impôts FICA et les montants que vous devez en tant qu'employeur. Plus précisément, après chaque paie, vous devez
- Payer la retenue d'impôt fédéral sur le revenu de tous les employés
- Payer la retenue d'impôt FICA de tous les employés, et
- Payez votre moitié de la taxe FICA pour tous les employés.
Selon la taille de votre paie, vous devez effectuer des dépôts mensuels ou semi-hebdomadaires.
Vous devez également produire un rapport trimestriel sur le formulaire 941 indiquant les montants que vous devez et le montant que vous avez payé.