Une liste de contrôle pour les nouveaux employeurs
Avant d'embaucher votre premier employé, il y a certaines étapes à suivre et quelques lois, règlements et taxes à mettre en place et à comprendre. Commencez avec le premier article et faites votre chemin jusqu'à la liste, pour être sûr de ne rien manquer d'important.
01 - Obtenez un numéro d'identification de l'employeur
02 - Inscrivez-vous en tant qu'employeur avec votre état
Vous devrez vous rendre au département des recettes de votre état et vous inscrire en tant qu'employeur. Si votre état a un impôt sur le revenu, vous devrez savoir comment les employés s'inscrivent à la retenue (un formulaire W-4 ou équivalent). Ensuite, découvrez comment et quand votre état veut que vous payiez et fassiez un rapport sur l'impôt sur le revenu prélevé sur le salaire de l'employé. Vérifiez également sur le chômage de l'Etat et l'indemnisation des travailleurs (et l'assurance invalidité, si votre état l'exige).
03 - Inscrivez-vous auprès de l'IRS pour les taxes sur la masse salariale
À compter du 1er janvier 2011, les employeurs doivent utiliser le Système fédéral de paiement des impôts (EFTPS) pour effectuer les dépôts de la taxe sur la masse salariale et déposer les déclarations de revenus. C'est facile de s'inscrire en ligne; vous fournissez simplement quelques informations sur votre entreprise et le compte bancaire à partir duquel vous effectuerez les paiements.
04 - Inscription au système d'enregistrement des nouveaux employés de l'État
Les employeurs doivent enregistrer les nouveaux employés avec leur état, et les états ont un système commun pour cet enregistrement. L'objectif est de suivre les personnes qui doivent de l'argent pour les pensions alimentaires pour enfants et autres dettes recouvrables, de sorte que leur salaire peut être saisi. Vous pouvez vous inscrire maintenant et utiliser le système pour les nouveaux employés plus tard.
05 - Préparez-vous à vérifier l'admissibilité à l'emploi
À l'embauche, tous les nouveaux employés doivent fournir une vérification de leur admissibilité à travailler aux États-Unis. En tant qu'employeur, vous pouvez utiliser l'une des deux méthodes pour vérifier cette admissibilité. Le formulaire standard pour vérifier l'admissibilité des travailleurs est le formulaire I-9. Si vous prévoyez d'avoir plusieurs employés, ou si votre état l'exige, vous devrez vous inscrire au système E-verify. Dans chaque cas, vous aurez besoin de copies du formulaire I-9 pour inclure dans les documents d'embauche des nouveaux employés.
06 - Inscrivez-vous à l'assurance contre les accidents du travail
L'indemnisation des travailleurs est une assurance payée par les entreprises pour fournir des avantages aux employés qui tombent malades ou blessés au travail. L'assurance est disponible par le biais des transporteurs commerciaux, sur une base d'auto-assurance, ou par l'intermédiaire du programme d'assurance contre les accidents du travail de votre état.
07 - Inscrivez - vous à l'assurance-chômage
L'assurance-chômage est payée par les employeurs pour fournir une assurance-chômage aux employés qui sont involontairement licenciés. Les impôts fédéraux sur l'assurance-chômage doivent être payés par les employeurs et certains États exigent également que les impôts sur l'assurance-chômage soient payés. En savoir plus sur l'assurance chômage dans cet article.
08 - Obtenez les affiches requises au travail
Toutes les entreprises avec des employés doivent avoir des affiches d'information spécifiques disponibles sur les lieux pour que les employés lisent et comprennent leurs droits. Pour plus de détails sur les affiches sur le lieu de travail, consultez cette page d'information du ministère du Travail.
09 - Rassembler les nouveaux documents et les formulaires
Avant que votre premier employé commence à travailler et reçoive son premier chèque de paie, vous devez remplir certains formulaires.
10 - Configurer votre système de paie
En tant qu'employeur, vous devez conserver d'excellents dossiers sur les charges sociales et les charges sociales, retenir les impôts sur les salaires des employés, et faire des rapports périodiques et des paiements. Cet article décrit les étapes nécessaires pour configurer un système de paie pour votre entreprise.
11 - Créer et utiliser un manuel d'employé
Bien qu'il n'y ait aucune loi vous obligeant à mettre en place et à utiliser un manuel de l'employé / des politiques et des procédures, c'est une chose intelligente à faire. Lorsque vous embauchez un nouvel employé, donnez-lui une copie du manuel (en signant que le manuel a été reçu). Il est beaucoup plus facile de préparer un manuel maintenant que de faire face à la question «comment gérons-nous cela? des problèmes, des malentendus et d'éventuelles poursuites judiciaires plus tard.
12 - Pour en savoir plus sur les lois sur l'emploi et le travail
Susan Heathfield, Ressources humaines, a préparé cette liste complète des lois et règlements sur la paie et l'emploi.