Formulaire W-2 est la déclaration que vous fournissez aux employés après la fin de chaque année, avec des informations sur leur salaire brut, la sécurité sociale et l'assurance-maladie, la retenue d'impôt fédéral et d'État, et les déductions fiscales. Vous devez fournir cette déclaration à tous les employés qui ont travaillé pour votre entreprise l'année précédente, à la fin de janvier de l'année suivante.
La date limite pour donner aux employés leurs formulaires W-2 n'a pas changé. C'est toujours le 31 janvier.
MISE À JOUR: La date limite pour la soumission des formulaires W-2 à l'Administration de la sécurité sociale (SSA) a changé.
Les formulaires W-2, ainsi que le formulaire W-3, doivent être soumis à la SSA au plus tard le 31 janvier de l'année suivante. La date limite pour donner les formulaires W-2 aux employés est la même que par le passé - le 31 janvier de l'année suivante.
01 - Dois-je utiliser le formulaire W-2 ou le formulaire 1099-MISC?
Le formulaire W-2 est utilisé pour fournir des renseignements sur le revenu et la retenue aux employés pour leurs déclarations de revenus.
Formulaire 1099-MISC est le formulaire que vous utilisez pour fournir des informations sur le revenu à des entrepreneurs indépendants, des pigistes et autres non-employés. La plupart des non-employés doivent recevoir un formulaire 1099-MISC si vous avez payé cette personne 600 $ ou plus au cours de l'année précédente.
Si vous n'êtes pas sûr si un travailleur est un employé ou un entrepreneur indépendant, vous pouvez lire plus sur ce sujet dans l'article: « Employé? Ou entrepreneur indépendant? "
02 - Où puis-je obtenir des formulaires W-2?
Vous pouvez obtenir des formulaires W-2 à partir de votre magasin de fournitures de bureau local, de votre CPA ou en ligne à partir de l'IRS. Vous pouvez également obtenir des formulaires W-2 de votre programme d'impôt (certains programmes).
Où vous ne pouvez pas obtenir les formulaires W-2
Vous ne pouvez pas télécharger et imprimer des formulaires W-2 sur le site Web de l'IRS ou ailleurs sur Internet. La copie A est une couleur spécifique de l'encre rouge et seuls les originaux peuvent être soumis.
03 - Comment préparer le formulaire W-2?
Vous pouvez préparer des formulaires W-2 manuellement en utilisant un formulaire PDF à remplir sur le site Web de SSA ou avec un logiciel acheté, ou vous pouvez utiliser la version commerciale du logiciel de préparation de déclarations , si elle possède ces caractéristiques. Vous pouvez également utiliser un service de préparation de déclarations de revenus ou un service de paie pour effectuer cette préparation.
04 - Comment soumettre des formulaires W-2 à l'administration de la sécurité sociale?
Vous pouvez soumettre des formulaires W-2 sous forme papier ou en ligne. Si vous soumettez des formulaires papier, assurez-vous d'avoir la bonne version.
Vous pouvez soumettre ces formulaires en ligne en utilisant le service Services aux entreprises en ligne de l'Administration de la sécurité sociale.
05 - Quelles sont les erreurs courantes commises en remplissant le formulaire W-2?
Voici une liste des erreurs courantes qui sont faites sur le formulaire W-2. Avant de donner le formulaire W-2 aux employés, et surtout avant de soumettre des formulaires W-2 à l'Administration de la sécurité sociale, prenez quelques minutes pour vous assurer que tout est parfait.
06 - Comment corriger un formulaire W-2?
Maintenant que les délais pour donner des W-2 aux employés et à la Social Security Administration sont les mêmes, vous devrez passer par un processus de correction avec la SSA pour corriger les erreurs sur ces formulaires.
07 - Que faire si je ne dépose pas mon W-2 à temps? Que faire si le W-2 est en retard?
Cet article explique les pénalités pour le dépôt tardif de W-2 et comment vous pouvez demander une prolongation de 30 jours. L'extension n'est pas accordée automatiquement et vous devez fournir une explication détaillée des raisons pour lesquelles l'extension est nécessaire.