Comment faire une demande de prolongation de délai pour déposer des W-2
La ligne du bas: Si vous devez déposer en retard, déposez le plus tôt possible, pour éviter des amendes et des pénalités supplémentaires.
MISE À JOUR: Nouvelle date de dépôt antérieure pour les formulaires W-2 et 1099-MISC
L'IRS a annoncé que la date limite de dépôt des formulaires W-2 et 1099 , y compris les formulaires W-2, les formulaires 1099-MISC et les formulaires de transmission W-3 et 1096, est le 31 janvier de l'année suivante.
C'est-à-dire un mois plus tôt que l'ancienne date de dépôt et s'applique aussi bien aux formulaires postés qu'aux formulaires électroniques. Cette nouvelle date est en vigueur pour les années d'imposition commençant en 2016, afin de prévenir la fraude fiscale.
La date limite pour donner W-2 aux employés n'a pas changé; c'est toujours le 31 janvier de l'année suivante.
Nouvelles exigences pour le dépôt d'une demande d'extension pour W-2
En plus des changements dans les délais de dépôt, l'IRS a changé les règlements pour demander une extension pour le dépôt des formulaires W-2. L'application d'extension n'est pas garantie et vous devez fournir une explication détaillée de la demande d'extension. Les demandes doivent être soumises sur le formulaire IRS 8809 avant la date limite du 31 janvier. L'extension est pour 30 jours.
Dates d'échéance pour les formulaires W-2 et les formulaires 1099-MISC
Les formulaires et qui doit les recevoir, au plus tard le 31 janvier de l'année suivant l'année d'imposition
- Les W-2 doivent être remis aux employés et déposés auprès de l'Administration de la sécurité sociale.
- Les formulaires 1099-MISC doivent être remis aux non-employés et déposés auprès de l'IRS.
Formulaire 1099-MISC doit être fourni au non-employé et soumis à l'IRS pour tous ceux à qui vous avez payé au moins 600 $ ou plus au cours de l'année d'imposition. Voici la liste des personnes qui doivent recevoir le formulaire 1099-MISC.
Pénalités pour le dépôt tardif des formulaires W-2 et 1099-MISC
L'IRS impose des pénalités pour défaut de fournir des déclarations W-2 aux employés.
Si vous déposez des W-2 en ligne, vous n'avez pas besoin d'inclure les formulaires W-3, mais si vous envoyez des W-2 par la poste, vous pouvez payer une pénalité pour défaut de déposer des relevés W-3, ainsi que des copies de W- 2.
Des pénalités peuvent également être imposées pour les déclarations incomplètes ou inexactes. Si vous pouvez démontrer une "raison valable" pour votre échec, vous pouvez éviter les pénalités, mais ne comptez pas sur le SSA ou IRS acceptant votre excuse "raison valable". Si votre échec est délibéré ou s'il peut être prouvé que vous avez intentionnellement ignoré la loi, les sanctions sont plus sévères. Voici les détails:
La pénalité pour un défaut de fournir un W-2 est de 50 $ par déclaration, peu importe quand la déclaration correcte est fournie.
Dépôt auprès de l' Administration de la sécurité sociale (SSA)
Vous pourriez être passible de pénalités si vous omettez de produire le formulaire W-3 auprès de la SSA (avec les W-2 pour tous les employés) d'ici la fin de février pour l'année précédente. En outre, vous pouvez être pénalisé si les formulaires sont incorrects, avec des erreurs ou des omissions. Vous pouvez éviter les pénalités si vous:
- Déposer en temps opportun, à la date d'échéance
- Inclure toutes les informations requises sur le formulaire
- Assurez-vous que l'information est correcte
- Assurez-vous de remplir le bon formulaire (pas un formulaire photocopié pour le W-3)
- Déposer électroniquement, si vous devez le faire (c'est-à-dire si vous avez 250 formulaires W-2 ou plus à soumettre
Vérifiez soigneusement les formulaires pour l'exhaustivité et l'exactitude. En particulier, assurez-vous d'avoir des NIF corrects pour les employés, des noms de famille correctement orthographiés, et que tout montant d'argent est correct.
Sanctions pour les petites entreprises
Les pénalités sont plus faibles pour les « petites entreprises » (celles dont les recettes brutes annuelles moyennes sont inférieures ou égales à 5 millions de dollars pour les trois dernières années d'imposition).
Le montant de la pénalité est basé sur le moment où vous déposez. Le montant le plus bas est de 15 $ pour les déclarations correctement produites dans les 30 jours suivant la date d'échéance.
L'utilisation d'un fournisseur de services de paie ne vous décharge pas de la responsabilité de veiller à ce que les formulaires W-2 soient correctement et à temps. Si votre défaut de produire est intentionnel, la pénalité est d'au moins 100 $ pour chaque formulaire, sans maximum.
Pénalités pour le dépôt tardif des formulaires 1099-MISC
Si vous omettez de produire un formulaire 1099-MISC avant la date d'échéance, vous pourriez être passible d'une pénalité, en fonction du retard: Si vous produisez correctement dans les 30 jours, la pénalité est de 30 $; 60 $ par retour si vous produisez plus de 30 jours de retard, mais au plus tard le 1er août, et 100 $ par retour si vous produisez après le 1er août ou si vous ne produisez pas du tout. Les retours doivent être complets et corrects pour éviter les pénalités.
Si vous ne fournissez pas à temps les relevés 1099-MISC aux bénéficiaires, vous pouvez également encourir une pénalité distincte. Le montant est basé sur le moment où vous fournissez le bon relevé.
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