Les documents d'entreprise sont les enregistrements qu'une société américaine doit conserver afin de montrer qu'elle fonctionne de la manière requise par l'Internal Revenue Service et les lois de l'État dans lequel l'entreprise est constituée (formée en tant qu'entreprise commerciale).
Pourquoi les documents d'entreprise sont-ils nécessaires?
Les registres de l'entreprise sont nécessaires pour montrer que la société fonctionne correctement, comme l'exige l'Internal Revenue Service, pour montrer que la société est une entité distincte et pour maintenir le bouclier de la société de la responsabilité.
Qu'est-ce qu'un livre généalogique?
Certaines sociétés ont un «livre» de documents d'entreprise qui comprend tous les documents requis. Dans d'autres cas, les documents de l'entreprise sont conservés en ligne ou dans un classeur. Les enregistrements doivent être au même endroit et disponibles si l'Internal Revenue Service audite votre société.
Vous pouvez également conserver vos enregistrements d'entreprise "dans le cloud", mais ces enregistrements peuvent inclure des informations confidentielles et des processus propriétaires, alors assurez-vous que votre serveur est sécurisé. Susan Ward, experte de Petites entreprises-Canada, a publié un excellent article sur la gestion de documents qui pourrait vous aider à réaliser ce projet.
Comment les documents d'entreprise sont-ils créés? Qui garde les documents d'entreprise?
Les documents corporatifs sont générés par le conseil d'administration de votre société. Le conseil crée des documents tels que les statuts constitutifs et les rapports annuels de votre société. Le conseil crée et modifie également des documents tels que des motions et des procès-verbaux au cours des réunions du conseil.
Le secrétaire général est généralement désigné pour conserver tous les documents de l'entreprise. Bien sûr, tous les enregistrements doivent être signés, et toutes les actions prises doivent avoir une documentation. Si la société a des actions, le secrétaire de la société (habituellement le bureau de cette personne) tient une trace des registres de propriété.
Le secrétaire de la société appelle également le roulement à chaque réunion du conseil, en notant quels membres du conseil sont présents et absents.
Tenir un registre des résolutions du conseil
Les conseils d'administration approuvent les politiques générales et les résolutions (décisions), et ils ne s'impliquent pas dans la prise de décision au jour le jour de l'entreprise. L'une des activités les plus importantes d'un conseil d'administration est de prendre des résolutions. Les résolutions sont essentiellement des documents qui enregistrent les décisions du conseil. Des résolutions d'entreprise peuvent être prises sur de nombreuses questions, notamment:
- Dossiers des principales transactions de la société
- Approbations de contrats
- Dossiers de vente ou d'achat de biens immobiliers (terrains et bâtiments)
- Embauche ou licenciement d'un grand nombre d'employés
- Expansion dans un nouveau marché ou un nouvel emplacement
Toutes ces décisions, et plus, doivent être enregistrées.
Quels autres enregistrements devraient être inclus?
- Vos statuts et tous les articles modifiant ce document. Ces articles sont classés avec votre état, mais vous avez toujours besoin d'une copie de l'original et tous les changements.
- Règlements d'entreprise . Les règlements administratifs sont les principes directeurs régissant le travail du conseil d'administration de la société. Les règlements comprennent les fonctions de dirigeant , l'information sur l'assemblée annuelle et la façon dont le conseil établit la politique et les votes.
- Procès-verbal de toutes les réunions des actionnaires et des administrateurs, y compris la réunion annuelle
- Rapport annuel
- Un registre des actions pour suivre les transactions boursières et l'actionnariat.
- Résolutions d'affaires et fiscales
- Résolutions d'embauche et de nomination
- Directeur des résolutions sur les conflits d'intérêts
- Résolutions pour les prêts à et par la société
- Résolutions concernant les avantages sociaux et les régimes de retraite
- Résolutions de dividendes en actions
Suivez la loi de l'État dans la formation de votre conseil et la tenue de dossiers
Lorsque vous formez votre société, vous devrez vérifier avec votre état pour vous assurer que vous suivez les directives de l'État pour l'organisation et la gestion de votre société. Tous les États ont des règlements spécifiques régissant les sociétés. Vérifiez avec le secrétaire d'État de votre état ou avec votre avocat pour plus d'informations.
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