Bonne gestion de bureau est bon pour votre ligne de fond
1. Établissez des routines de gestion de bureau et respectez-les.
Les tâches routinières nécessitent des procédures de routine si vous voulez rester organisé et faire en sorte que tout se passe bien.
Mettre en place des routines pour la gestion des documents et des systèmes de bureau. Par exemple, si possible, chaque morceau de papier qui entre dans votre bureau doit être manipulé une fois, traité et classé - pas empilé au hasard sur un bureau. De même, les communications numériques telles que les courriels doivent être hiérarchisées et mises en œuvre immédiatement si possible ou signalées pour des actions futures.
Les systèmes de bureau, y compris les ordinateurs de bureau, les ordinateurs portables, les serveurs de fichiers, les imprimantes multifonctions et les appareils mobiles, nécessiteront des procédures d'administration et d'urgence. Lorsque le système tombe en panne ou qu'un équipement informatique tombe en panne, tout le monde dans votre bureau doit savoir qui appeler et ne pas faire (par exemple, essayer de résoudre le problème lui-même). Apprenez les 3 étapes pour protéger vos données commerciales critiques.
2. Établissez des responsabilités clairement définies.
Une bonne gestion de bureau dépend de ce que les gens sachent qui est responsable de quoi - ce sont les gens qui sont responsables qui font avancer les choses.
Que se passerait-il, par exemple, si l' achat de votre petite entreprise était effectué par qui que ce soit à chaque fois? Seriez-vous capable de trouver le papier de l'imprimante quand vous en aviez besoin? Mettre une personne en charge de la commande de tout l'équipement et des fournitures résout le problème et assure le bon déroulement des opérations. Demandez aux employés d' envoyer un courriel à la personne désignée pour toute demande de fournitures, ou affichez une liste manuscrite dans un endroit bien en vue où les gens peuvent ajouter ce dont ils ont besoin.
C'est la même chose avec l'administration des systèmes (informatiques). Vous devez avoir une personne responsable de la sécurité de vos systèmes informatiques et du suivi des choses telles que les comptes, les mots de passe et les logiciels. L'utilisation de systèmes cloud pour les applications bureautiques, les logiciels comptables et le stockage de données est une solution idéale pour les petites entreprises, mais vous devez toujours affecter une personne de confiance pour effectuer des tâches administratives telles que l'ajout / suppression d'utilisateurs, l'attribution de permissions, etc.
3. Gardez des dossiers - et gardez vos dossiers d'affaires mis à jour.
Garder les dossiers semble être la partie la plus facile de la bonne gestion de bureau - jusqu'à ce que vous considérez la nécessité de garder ces dossiers à la fois accessibles et mis à jour. Mais la première règle pour être un bon gestionnaire de bureau vous aidera à maîtriser cela; faire des enregistrements de mise à jour une routine de bureau. Lorsque vous recevez un nouveau client ou client, par exemple, il suffit d'un instant pour le saisir dans votre base de données de contacts. Ensuite, il ne faudra que quelques instants pour mettre à jour le dossier après que vous lui avez parlé au téléphone.
(Notez également que la plupart des juridictions ont des lois sur la protection de la vie privée qui réglementent le traitement des informations clients.)
4. Promenez-vous dans votre bureau et asseyez-vous.
Votre bureau est-il un exemple de gestion de l'espace ou de mauvaise gestion de l'espace?
Lorsque vous traversez le bureau, devez-vous contourner des obstacles ou courir le risque de trébucher sur quelque chose?
Quand vous vous asseyez à un bureau, pouvez-vous réellement y travailler confortablement? Les choses sont-elles logiquement arrangées pour que les choses que vous utiliseriez le plus au bureau soient les plus proches?
De nos jours, il y a beaucoup de choses qui sont entassées dans les bureaux, des supports d'imprimante aux classeurs . Pour une bonne gestion de bureau, vous devez vous assurer que toutes les choses dans le bureau sont organisées pour une efficacité maximale - et une sécurité maximale. Les principes de base de la conception de petits bureaux ou de bureaux à domicile fournissent des conseils pour répondre en toute sécurité aux besoins de puissance, d'éclairage et de ventilation de votre espace de bureau .
5. Planifiez le travail fastidieux.
Il est trop facile de mettre de côté des choses que vous n'aimez pas faire, et la plupart des gens d'affaires n'aiment pas les tâches telles que le classement , l'envoi et la réception, ou la comptabilité - même les gestionnaires de bureau.
Malheureusement, un bureau, comme une cuisine, ne fonctionnera pas bien sans les corvées.
Si vous êtes propriétaire d' une petite entreprise et que vous n'êtes pas en mesure d'attribuer à quelqu'un d'autre ce que vous considérez comme un travail ennuyeux ou désagréable, forcez-vous à le faire régulièrement en fixant le temps chaque semaine. Prenez une matinée ou un après-midi, par exemple, et passez-la à passer des appels à froid , à renvoyer des demandes par courriel non prioritaires, à publier des messages dans les médias sociaux , à rattraper la comptabilité ou à mettre à jour les dossiers.
6. Déléguer et externaliser.
Dans un monde parfait, tout le monde ferait seulement ce qu'il ou elle a eu le temps de faire et a bien fait. Comme le monde n'est pas parfait, beaucoup de gens font des choses qu'ils n'ont pas le temps ou le talent de faire bien.
La délégation et l'externalisation peuvent non seulement améliorer la gestion des bureaux de votre petite entreprise, mais aussi vous permettre de vous concentrer sur vos talents, améliorant ainsi vos résultats. Un assistant à temps partiel ou virtuel peut être capable de gérer plusieurs de vos tâches administratives ou de bureau. Pour en savoir plus sur la délégation, voir Décider de déléguer .
7. Faites de la planification d'entreprise une priorité.
Beaucoup de propriétaires de petites entreprises passent leurs journées à agir et à réagir - et se demandent ensuite pourquoi ils semblent faire tourner leurs roues. La planification d'entreprise est un élément important d'une bonne gestion de bureau et doit faire partie de la routine de gestion de votre bureau.
Les propriétaires de petites entreprises prospères consacrent du temps chaque semaine à la planification d'entreprise, et bon nombre d'entre eux utilisent des séances quotidiennes de planification des activités comme outil d'établissement d'objectifs et de croissance.
Ce guide de planification d'entreprise est une excellente introduction pour la planification de votre entreprise. Il présente un cadre de planification des activités pour votre petite entreprise et fournit des ressources sur tous les sujets, de la rédaction d'un énoncé de vision aux règles d' établissement des objectifs d'affaires .
Si vous avez du personnel, impliquez-les dans la planification des affaires , formellement ou informellement.
Vous allez adorer la différence
Ne laissez pas le chaos interférer avec faire des affaires. Une fois que vous commencez à appliquer ces sept principes de bonne gestion de bureau, vous serez étonné de la différence que fait la bonne gestion de bureau - et combien plus d'affaires vous faites.
Voir également:
Pourquoi le cloud computing est idéal pour les petites entreprises
Maîtriser votre système de classement