Quel employé déplaçant des dépenses que vous devriez payer
Il est préférable de ne rembourser que les frais de déménagement approuvés par l'IRS comme des déductions d'une déclaration d'impôt des employés.
Selon l'IRS , les frais de déménagement déductibles pour les employés comprennent seulement
"dépenses raisonnables de:
Le déménagement des biens ménagers et des effets personnels de l'ancienne maison à la nouvelle maison, et
Voyager (y compris le logement) de l'ancienne maison à la nouvelle maison.
Les remboursements de dépenses non déductibles sont toujours imposables pour l'employé, même si le remboursement peut être considéré comme un régime comptable (tel que décrit ci-dessous).
Les répercussions fiscales des remboursements de frais de déménagement des employés
En général, tout paiement que vous faites aux employés est imposable, et les frais de déménagement des employés payants sont considérés comme un avantage imposable. Mais il existe un moyen de rendre l'avantage non imposable pour l'employé.
Si vous voulez que les dépenses de déménagement de l'employé soient non imposables pour l'employé (l'IRS utilise le terme «exclu» de l'imposition), vous devez les payer par ce que l'IRS appelle un plan comptable .
Dans ce cas, l'employé paie les dépenses et vous les remboursez.
Pour répondre aux critères d'un plan comptable, les dépenses doivent être détaillées et seules des dépenses spécifiques peuvent être payées. Les dépenses doivent également être à des fins commerciales.
L'employé doit avoir payé ou engagé des dépenses déductibles tout en effectuant des services en tant qu'employé de votre entreprise. Vous devrez peut-être documenter que le déménagement est requis par votre entreprise.
Des procédures comptables doivent également être suivies pour que le plan de remboursement soit
- L'employé doit « comptabiliser adéquatement ces dépenses dans un délai raisonnable». C'est-à-dire que l'employé doit vous remettre des reçus pour toutes les dépenses.
- Si vous donnez une avance à l'employé sur ces dépenses, l'employé doit remettre tout excédent d'argent dans un délai raisonnable.
Par exemple, disons que vous avancez 5 000 $ pour les frais de déménagement et que l'employé vous remet des reçus pour 3 660 $. L'employé doit vous donner un chèque pour le solde (1 350 $). Si tous les critères d'un plan comptable ne sont pas respectés, le plan n'est pas un plan comptable. Et les « remboursements pour dépenses non déductibles » (à l'employé) et les allocations pour dépenses diverses ou non spécifiées sont imposables pour l'employé.
Pour être tout à fait clair: tout remboursement fait aux employés en vertu d'un régime non comptable doit être considéré comme imposable (y compris la retenue à la source), même si le remboursement est pour les dépenses qui sont déductibles à l'employé. Et tout paiement non justifié par des reçus, même s'ils font partie d'un plan comptable, sont imposables et soumis à retenue.
Retenue des charges sociales sur les frais de déménagement versés aux employés
Si les paiements ont été effectués selon les critères d'un régime comptable et que toutes les conditions nécessaires ont été remplies, les paiements aux employés pour les frais de déménagement ne sont pas assujettis à la retenue d'impôt.
Les paiements de frais de déménagement qui ne sont pas effectués selon les critères d'un régime comptable (décrits ci-dessus) sont assujettis aux retenues d'impôt fédéral, aux impôts FICA (sécurité sociale et assurance-maladie) et aux impôts fédéraux sur le chômage.
Déclaration des frais de déménagement sur le formulaire W-2 d'un employé
Si le remboursement à l'employé répond à toutes les conditions d'un régime comptable, tel que décrit ci-dessus, vous n'avez pas à inclure ces remboursements dans le formulaire W-2 de l'employé. Si l'employé vous donne une comptabilité adéquate des dépenses, mais que l'excédent n'est pas remboursé, vous devrez vérifier auprès de votre service de paye ou de votre spécialiste en déclarations de revenus comment déterminer les montants imposables et non imposables. Vous devez déclarer le montant de cette prestation lorsque vous remplissez le rapport d'impôt annuel W-2 pour l'employé pour l'année précédente.
Patriot Software fournit plus de précisions sur la façon dont ces dépenses sont saisies sur le formulaire W-2 d'un employé. Nous allons utiliser l'exemple ci-dessus, où l'employé reçoit 5 000 $ pour les frais de déménagement, reçoit des reçus pour 3 660 $ et conserve les 1 350 $ restants. Le montant que l'employé garde est imposable pour l'employé. Nous supposerons que ce paiement est effectué conformément aux exigences d'un plan comptable, tel que décrit ci-dessus:
- Le montant imposable de 1 350 dollars est inclus dans la case 1 du formulaire W-2 (et dans les cases 3, 5 et 16, si imposée par l'État ou la ville).
- Les retenues à la source de l'impôt fédéral et de l'État et les impôts FICA doivent être calculés pour le montant imposable de 1 350 $ et inclus dans les cases appropriées du W-2.
- Vous devez inclure le montant de 3 660 $ (le montant égal au montant justifié (par exemple, la partie non imposable) dans la case 12 du formulaire W-2 en utilisant le code «L».
Pour plus de détails sur comment cela fonctionne, voir la publication IRS 15 (circulaire E).
Donner un employé supplémentaire d'argent pour les frais de déménagement
Certaines entreprises donnent aux employés un montant fixe pour les frais de déménagement, selon le type de déménagement et la distance. Le paiement peut toujours être déductible à votre entreprise en tant que dépense d'entreprise.
Si vous voulez donner à un employé de l'argent pour les frais de déménagement et laisser l'employé décider comment cet argent sera dépensé, vous avez un plan non comptable, selon les règlements de l'IRS. Dans ce cas, comme indiqué ci-dessus, si vous ne voulez pas que l'employé doive montrer des reçus, tout le paiement est imposable à l'employé comme avantage. En outre, l'impôt fédéral sur le revenu et l'impôt FICA doit être retenu sur le paiement.
Dans ce cas, vous voudrez peut-être ajouter un montant supplémentaire au paiement pour aider l'employé avec les taxes supplémentaires qui doivent être payées. C'est ce qu'on appelle «extrapolation» un chèque, et c'est fait pour donner à l'employé le montant exact du paiement, après les taxes.
Par exemple, si vous payez à un employé 2 000 $ en frais de déménagement, vous pouvez faire un calcul de majoration pour donner plus de 2 000 $ pour couvrir les taxes supplémentaires. Patriot Software a une calculatrice de gross-up qui pourrait vous aider avec ceci.
Les frais de déménagement des employés sont déductibles
Le paiement des frais de déménagement des employés est une dépense d'entreprise déductible pour votre entreprise. Les déductions de frais de déménagement des employés pour les employés devraient être limitées à celles que l'employé pourrait déduire dans sa propre déclaration de revenus. Cela signifie uniquement les frais de transport des biens ménagers et des frais de déplacement jusqu'au nouvel emplacement pour l'employé et sa famille.
Raconter aux employés le plan de remboursement des frais de déménagement
Comme pour tout autre avantage du personnel, tous les employés doivent être traités de la même façon. Vous pouvez définir des critères de qualification pour le plan par type d'employé (salarié vs horaire, par exemple), mais vous ne pouvez pas accorder à un employé dans la même classification plus de cet avantage qu'un autre.
C'est toujours une bonne idée de mettre ce type d'avantage par écrit et de l'inclure dans vos communications avec les employés. Le manuel de votre employé ou le manuel des politiques et procédures est un bon endroit pour décrire le plan. N'oubliez pas d'inclure des informations sur les implications fiscales de cet avantage.
Aider les employés avec leurs déductions de frais de déménagement
À moins d'être un spécialiste en déclarations de revenus , donner des conseils fiscaux aux employés au sujet des déductions d'impôt sur le revenu n'est pas une bonne chose à faire. Encouragez vos employés à obtenir des conseils fiscaux professionnels ou à utiliser un logiciel d'impôt professionnel . Voici certaines des mesures que vous pouvez prendre pour aider les employés à comprendre les avantages liés aux frais de déménagement et leur incidence sur leurs impôts:
- Donnez aux employés un forfait de réinstallation qui explique comment et quand les frais de déménagement seront remboursés par votre entreprise.
- Donner aux employés la possibilité de modifier leur retenue (sur le formulaire W-4 ) pour tenir compte du paiement initial du remboursement.