L'IRS dit que tout avantage ou paiement fourni aux cadres qui ne sont pas fournis à d'autres employés peuvent être soumis à l'impôt à l'employé.
En passant en revue cette liste des avantages sociaux hors trésorerie, deux facteurs sont discutés:
- Si l'avantage est ou peut être déductible à l'employeur comme une dépense d'entreprise. Afin d'être déductible, vous devez être en mesure de démontrer à l'IRS que la dépense était «ordinaire et nécessaire» à l'entreprise.
- Si l'avantage est imposable en tant que compensation (rémunération) à l'employé.
Si une prestation est imposable pour l'employé, la valeur est le montant que l'employé devrait payer pour cette prestation dans le cadre d'une opération sans lien de dépendance .
Boîtes sur le site sportif
Si une entreprise achète ou loue une skybox ou une boîte de luxe sur un site sportif, la compagnie ne peut déduire que le prix du même nombre de sièges réguliers sur ce site. Les autres dépenses associées (restauration, par exemple), doivent être «ordinaires et nécessaires» à l'entreprise pour être déductibles à titre de frais de représentation .
Une boîte achetée ou louée au profit d'un dirigeant peut être un revenu imposable.
Récompenses / Bonus
Les récompenses ou les primes sont considérées comme une compensation. Méfiez-vous de fournir des paiements non monétaires "au nom des" dirigeants. Si ces paiements semblent personnels, ils ne sont pas déductibles pour l'entreprise et sont imposables pour l'exécutif.
Adhésions au club ou cotisations de club
Les adhésions à un club ou les cotisations de club de toutes sortes ne sont pas déductibles à moins d'avoir un but commercial spécifique (un groupe de commerce, par exemple). Cela inclut les clubs sociaux, sportifs, sportifs, de repas, aériens et hôteliers. Le but du club ("business-related") pas le nom est le contrôle. Si le coût est déductible, il s'agit d'un revenu imposable pour l'exécutif.
Cartes de crédit d'entreprise
De nombreuses entreprises permettent aux employés d'utiliser des cartes de crédit pour acheter des articles pour l'entreprise. Certaines entreprises émettent des cartes de crédit aux cadres et paient les factures sans exiger que l'exécutif démontre son intention d'affaires. Les dépenses personnelles payées par l'entremise de ces cartes de crédit aux cadres sont considérées comme des avantages sociaux imposables et ne peuvent être déduites à titre de dépenses d'entreprise.
Salle à manger exécutive
Les repas fournis dans les locaux de l'employeur et pour la commodité de l'employeur peuvent être exclus du revenu de l'exécutif si le coût satisfait au critère de «marge de minimis» à exclure du revenu des employés.
Prêts aux dirigeants
L'IRS supposera qu'un prêt à un exécutif est vraiment une compensation à moins qu'il peut être démontré que le prêt est de bonne foi. Les facteurs qui démontrent qu'un prêt est de bonne foi sont (1) l'existence d'un billet à ordre, (2) les paiements en espèces selon un échéancier précis, (3) les frais d'intérêt et (4) la garantie.
Le prêt doit être inscrit comme une créance sur les livres de la société, et le taux d'intérêt doit être au taux du marché. Les prêts personnels aux dirigeants et administrateurs de sociétés publiques sont interdits par la loi Sarbanes-Oxley de 2002.
Réductions
Les rabais sur les biens ou les services fournis aux clients doivent être fournis à tous les employés sur une base non discriminatoire. L'IRS ne permet pas de rabais d'entreprise pour les administrateurs et les entrepreneurs indépendants . Il n'est pas clair à partir de cet article IRS si ces réductions sont imposables pour les employés ou si la valeur de ces réductions est une dépense d'entreprise déductible pour les employeurs.
Assurance-vie pour conjoint / personne à charge
La valeur du conjoint ou de l'assurance-vie dépendante doit être incluse dans le revenu du dirigeant. Comme il n'y a pas de but commercial pour cet avantage, il n'est probablement pas déductible pour l'entreprise.
Transport / voiture pour l'utilisation de l'employé
Si un employeur fournit une voiture ou un autre véhicule à l'usage d'un cadre, le montant peut être exclu du revenu jusqu'à concurrence du montant qui serait admissible à titre de dépense d'entreprise déductible si le cadre a payé pour son utilisation. L'utilisation personnelle du véhicule par le dirigeant est taxable.
Stationnement payé par l'employeur
Les laissez-passer de stationnement et de transport en commun ne sont pas imposables pour l'employé si les limites mensuelles spécifiques ne sont pas dépassées. Vérifiez auprès de votre conseiller fiscal .
Utilisation par l'employé des biens répertoriés
Propriété répertoriée comme les ordinateurs portables et les téléphones cellulaires. Si vous fournissez un ordinateur portable à un cadre, tenez des dossiers détaillés pour établir l'utilisation professionnelle des ordinateurs qui peuvent être ramenés à la maison ou gardés à la maison par les cadres supérieurs. Il n'y a aucune exception de conservation d'enregistrements comme "aucune utilisation personnelle" disponible pour les ordinateurs.
Les téléphones cellulaires et les téléphones de voiture fournis pour les cadres peuvent également être exclus du revenu d'un dirigeant si des registres détaillés sont conservés montrant la documentation de l'utilisation commerciale pour l'achat et l'exploitation.
Déménagement
Les frais de réinstallation payés par les employeurs sont habituellement considérés comme un revenu imposable pour les employés. Seuls les frais de déménagement des objets personnels et de déplacement vers le nouvel emplacement sont déductibles. Les coûts tels que les repas et l'hébergement dans des logements temporaires ne sont pas déductibles. En outre, les autres coûts payés par l'employeur, tels que les frais de courtage, les taxes foncières, l'assurance, les frais d'aménagement et le remboursement des pertes liées à la vente de la maison précédente sont inclus dans le revenu brut de l'employé.
Les vacances
Si vous payez des vacances pour un cadre (hôtels, billets d'avion et autres dépenses), la valeur des vacances est considérée comme personnelle doit être inclus dans le revenu brut de l'exécutif. La valeur n'est pas non plus déductible pour l'employeur en tant que dépense d'entreprise.
Conjoint / personne à charge / autre voyage individuel avec un cadre
Les paiements pour un conjoint, une personne à charge ou d'autres personnes qui voyagent avec un dirigeant ne sont pas des dépenses d'entreprise déductibles à moins que (a) le particulier soit un employé, (b) le voyage du particulier est à des fins commerciales authentiques; autrement, les dépenses seraient déductibles par le particulier. Pour justifier ces exceptions, conservez de bons dossiers sur l'objet du voyage et sur le temps consacré par ce dernier à des fins professionnelles.
Planification financière, gestion de patrimoine
Les services de planification financière ou de gestion de patrimoine fournis aux cadres sont considérés comme des avantages sociaux imposables. Il est douteux qu'ils seraient considérés comme des dépenses d'entreprise déductibles.
Services de planification de la retraite qualifiés
Si vous avez un régime de retraite qualifié, vous pouvez fournir aux employés des services de planification de la retraite; ces services ne sont pas considérés comme un revenu pour les employés. Votre entreprise ne peut pas faire preuve de discrimination en faveur de cadres hautement rémunérés dans la prestation de ces services.