Pourquoi payer en espèces est une mauvaise idée
Bien qu'il ne soit pas illégal de payer les employés et les entrepreneurs indépendants en espèces, ce n'est pas une bonne pratique commerciale pour plusieurs raisons. Certaines entreprises utilisent l'argent pour payer les employés dans le but d' éviter de payer des charges sociales , et certains employés demandent des paiements en espèces pour échapper à l'impôt sur le revenu.
Cet article traite des questions juridiques et fiscales et des lois fédérales relatives à l'impôt sur le revenu, les charges sociales et autres questions fiscales.
Problèmes de paie et de fiscalité lors du paiement des employés en espèces
- Les employeurs doivent retenir les charges sociales ( impôt sur le revenu fédéral et de l' État et FICA (Sécurité sociale / Medicare)) de la paie des employés;
- Les employeurs doivent également déclarer et payer ces taxes sur la masse salariale, y compris à la fois l'employé et la partie de l'impôt FICA de l'employeur, à l'IRS
- Les autres impôts sur l'emploi doivent être payés sur les revenus des employés , y compris les impôts sur le chômage , et les paiements de fonds d'indemnisation des travailleurs de l'Etat
- Les employeurs doivent déclarer le revenu des employés sur le formulaire W-2 chaque année. Cela comprend le revenu en espèces.
- Les employeurs doivent vérifier l' admissibilité au travail des nouveaux employés en utilisant le formulaire I-9 ou le système E-Verify. Cette vérification place l'employé dans le système fédéral, et si ces employés sont payés en espèces, les vérifications croisées des agences peuvent révéler des tentatives d'éviter les charges sociales en payant en espèces.
Effet des paiements en espèces sur les employés
- Les employés payés en espèces qui n'ont pas d' impôt FICA retenu sont privés de revenus de la sécurité sociale qui auraient pu être utilisés dans le calcul de leurs prestations de sécurité sociale potentielles.
- De même, les employés qui ne sont pas «sur la masse salariale» ne sont pas admissibles à l' indemnisation des travailleurs ou des prestations de chômage.
CPA Gail Rosen dit ceci au sujet de payer les employés avec de l'argent:
Payer des travailleurs illégalement en espèces peut entraîner de graves problèmes en plus des problèmes fiscaux. Quand un travailleur n'est «pas sur les livres», vous pouvez soudainement avoir des responsabilités contingentes qui peuvent vraiment être désastreuses.
Si un travailleur se blesse au travail et atterrit à l'hôpital, on lui demandera s'il a été blessé au travail. Si le travailleur blessé répond oui, alors il sera couvert par l'indemnisation des travailleurs. Vous avez de sérieux ennuis, si vous n'avez pas payé l'indemnisation des travailleurs parce que vous les avez payés en espèces. La même chose est vraie pour ne pas payer dans le fonds d'invalidité et d'assurance chômage. Si, par exemple, vous licenciez le travailleur et que celui-ci fait une demande de chômage, des vérificateurs frapperont à votre porte.
Payer des enfants, des conjoints ou des membres de la famille en espèces
Les salaires des enfants de moins de 18 ans qui travaillent dans votre entreprise sont assujettis aux mêmes exigences en matière de retenues d'impôt, de charges sociales et de taxe d'emploi que les autres employés. Si vous engagez vos propres enfants, ils ne peuvent pas être soumis à des taxes FICA, mais leur salaire doit être déclaré à l'IRS. En savoir plus sur l' embauche de vos enfants en tant qu'employés.
Embaucher votre conjoint ou d'autres membres de la famille pour travailler pour votre entreprise et payer en espèces peut également priver cette personne de prestations de sécurité sociale.
Et toutes les autres questions mentionnées ci-dessus, y compris votre responsabilité légale de déclarer et de payer les charges sociales, s'appliquent.
Payer des entrepreneurs indépendants en espèces
De nombreuses entreprises paient des travailleurs contractuels (main-d'œuvre occasionnelle, travailleurs d'été, tandis que les paiements aux entrepreneurs indépendants ont moins de problèmes que ceux des employés, deux questions méritent d'être soulignées:
- Les paiements aux travailleurs contractuels doivent être déclarés chaque année sur le formulaire 1099-MISC , et
- Vous devez vérifier l'identité du contribuable pour les entrepreneurs indépendants; Si l' identification du contribuable ne peut pas être vérifiée, vous devez prendre une retenue de réserve de la rémunération de l'entrepreneur.
Les paiements en espèces effectués à des fournisseurs et à d'autres personnes avec qui vous faites affaire doivent être justifiés si vous souhaitez que ces paiements en espèces soient déduits en tant que dépenses dans votre déclaration de revenus d'entreprise . Même les petits paiements en espèces doivent être payés par l'intermédiaire d'une caisse de petite caisse , avec la documentation appropriée.